Готовимся и выступаем! Как провести успешную презентацию

Чистякова Елена

Чем больше вы скажете, тем меньше люди запомнят.
Франсуа Фенелон

Ух-х-х. Сложно писать о презентации. Очень уж многие создали отличные статьи и материалы на эту тему. Постараюсь быть конкретной и полезной. Так, чтобы пользуясь этой статьей, Вы смогли бы поставить цель презентации, подготовить ее и в дальнейшем успешно провести.
Когда берешься изучать и применять новое умение, хорошо определить пути развития и найти точки уязвимости. Вот и мы с Вами будем обсуждать, как лучше проводить презентацию, какие подводные камни могут встретить Вас на этом пути, как их можно успешно обойти.

Итак, начнем с цели Вашей презентации. Какая она у Вас? Очень многие отвечают, - Моя цель и есть сама презентация, то есть говорение в течении выделенных минут плюс показ слайдов с информацией. Здесь кроется первая ошибка. Цель всегда лежит за рамками говорения, Ваша презентация должна помочь Вам наладить контакт со зрителями, предложить им сотрудничество, Ваш продукт и так далее. То есть, цель не в том, чтобы послушали, а чтобы услышали и захотели изменить свое будущее.
Как ставить цель, чтобы она достигалась:

• Во-первых, формулируем всегда положительно (без частицы «Не»). Дело в том, что структура нашего мозга такова, что он не воспринимает частицу «не», и на подсознательном уровне такой конструкт будет восприниматься противоположно. Пример: «не допустить потери клиентов» - лучше «сохранить клиентов».
• Во-вторых, необходимо формулировать цель так, как будто она уже достигнута. Пример: «сохранить клиентов» - лучше «все клиенты остались с нами»
• В-третьих, старайтесь избегать лозунгов и будьте предельно конкретны: «Возродим Российскую деревню», лучше «принято соглашение о развитии сельского хозяйства в России на 2009 год».

Заметим, что точно в соответствии с этими правилами мы будем формулировать текст материалов в пособии. Идем дальше.
Вся наша презентация должна быть направлена на то, чтобы аудитория согласилась и приняла Вашу цель. Если Вам необходимо долгосрочное сотрудничество и чистая репутация, манипуляции здесь не подойдут, они ненадежны и краткосрочны. Значит, остается привести единственное надежное средство убеждения – грамотные аргументы.
Очень важно, что приводя их Вам нужно убедить не себя, а Вашу аудиторию.Все слова, язык, понятия и формулировки должны быть направлены не на Вас, а на Вашу аудиторию. Не «Вот мы какие!», а «Чем мы можем Вам помочь». Помните, никто не любит слушать про другого, все любят слушать только про себя любимого. Опирайтесь на нужды, чаяния, интересы Вашей аудитории, и Вы достигните своего успеха.

Какие бывают аргументы:

1. Личный опыт. Правдивый рассказ о своем опыте обладаем магической силой. Только не поддавайтесь на искушение приврать. Почему? Даже если Ваша аудитория не научена распознавать ложь, любой человек отлично чует разницу между фантазией и собственными воспоминаниями. Если Вы будете петь про кого-то третьего, распознать ложь гораздо сложнее. Опыт третьего лица. Чтобы этот аргумент заработал, кроме конкретных событий добавьте мелких деталей, нюансов. Это нужно для того, чтобы возник живой образ третьего, а не простая плоская придумка.
2. Наглядная демонстрация. Если можно что-либо продемонстрировать – демонстрируйте. Не ленитесь и не жадничайте. Этот аргумент окупится Вам сторицей.
3. Последовательное доказательство. О нем часто забывают. Однако, Вам будет просто убедить слушателей, если Вы будете задавать ряд последовательных вопросов (сформулируйте их так, чтобы ответ был предсказуем), которые приведут к нужному Вам выводу. Что и требовалось доказать!
4. Достоверный факт, статистика. Никто не знает, почему люди верят ученым, журналистам и статистике. Но Вы можете этим воспользоваться.
5. Ссылка на мнение экспертов. Вы можете привести мнение серьезного ученого, или экономиста (врача, критика… выбери нужное). Даже простые слова: «Психологии считают, что…» - помогают мне убедить слушателей.
6. Аналогия. Если Вы не можете привести необходимые аргументы для реальной ситуации, попробуйте найти аналогию. Пример:  «Медицинская клиника не дает гарантию на свои услуги. Но ведь и Университеты не гарантируют Вам, что Ваше чадо захочет работать по специальности».
7. Личная выгода. Очень часто выступающий в презентации уделяет все время на описание конкретных инструментов. Но это не так важно, как информация о личной выгоде для Ваших слушателей. Им не интересно, как Вы это будете делать, если это действительно поможет.

Следующее важное правило – всего аргументов не может быть больше семи, как не может быть больше семи (лучше пять) пунктов на экране, больше семи (лучше пяти) слов в строчке каждого пункта. Почему? Все дело в особенностях запоминания головного мозга.  Ученые установили, что разница во времени запоминания 4 и 7 слов не велика, а вот разница между 7 и 8 словами скачкообразно повышается (почти в два раза). То есть, если Вы укажете больше семи пунктов, то, скорее всего, не запомнится ни один, укажете пять – и они легко проникнут в голову тех, кто Вас внимательно слушает. 
Определили основные аргументы? Пропишите эту важную информацию. Вообще избегайте готовиться к презентации в уме, обязательно делайте это на бумаге или в компьютере. Излагая свои мысли, Вы делаете их более наглядными, конкретными, Вам проще замечать ошибки.
Теперь можете переходить к созданию структуры Вашей презентации и написанию слайдов.
Из чего она должна состоять?

1. Введение. Сопровождается вводным слайдом, с информацией о Вас и названием Вашей презентации. Название должно отражать не Вашу цель, а выгоду Вашей аудитории. Пример: не «Я получил новых клиентов», а «Как достичь успеха на фондовом рынке».

В каждом слайде должно присутствовать изображение. Будет очень хорошо, если там будут появляться эпиграфы. Человек лучше всего запоминает образную информацию, хуже всего – на слух. Делайте выводы сами.

1. Представление – себя и темы. Избегайте дословного повторения того, что написано в слайде.  Информация на экране и на словах должна отличаться. Так Вы сделаете презентацию интересней.
2. Создание положительного эмоционального фона и налаживание контакта. Самое простое и действенное – это комплимент аудитории. Самое сложное и интересное – провокация. Но, об этом ниже.
3. Введение в содержание презентации. Очень коротко, о чем пойдет речь. Слайд с общим перечислением основных тем (помните, не более пяти пунктов)
4. Основная часть. Здесь приводим все необходимые аргументы. Количество слайдов варьируется в зависимости от времени выступления, но не больше одного слайда в минуту. Помним о картинках в каждом слайде, и небольшом количестве пунктов  и слов в пункте. Я понимаю, что очень сложно сжать большое количество информации в такие узкие рамки. Но посудите сами: если Вам это сделать сложно, то аудитории и подавно. Ведь эта информация для нее новая ( иначе зачем Вы ее предлагаете). Поверьте, аудитория не будет заниматься структурированием  обильного мелкого текста на экране, она просто отвлечется и займется своими делами.

Будьте интерактивны. Создавайте наглядные пособия прямо в ходе встречи. Это может быть анимация в слайде или рисование от руки на доске. Смело общайтесь, задавайте вопросы аудитории,  привлекайте ее к процессу выступления.

1. Заключение.
   1. Итоги основной части. Создайте для них отдельный слайд, наполненный позитивом.
   2. Поддержание положительного эмоционального фона.
   3. Открытие пространства для будущих контактов.  Все время и хлопоты будут потрачены зря, если дальше  слов дело не пойдет.  Продумайте заранее, каким образом Вы предложите информацию о себе, как получите необходимую информацию от них, где и как продолжите общение с участниками презентации.

Почему мы начинаем и заканчиваем общение налаживанием эмоционального фона? Это очень важно. Дело в том, что наш мозг может передавать и получать информацию только на одном из уровней: либо эмоциональном либо логическом. Все попытки работать на двух уровнях одновременно никогда не приводят к успеху. Вы пробовали целоваться и читать газету одновременно, получалось? Вот именно… Кроме того, известно, что попытка передавать логическую информацию (знания, факты) человеку с негативным эмоциональным фоном в лучшем случае ни к чему не приведет. Почему в лучшем? Потому, что так, он просто ничего не поймет. А в худшем случае, у него навсегда закрепится связь между Вами и плохим настроением. Даже, если не Вы вызвали такое его самочувствие. Эта связь будет тем прочнее, чем хуже он себя чувствовал. 
Поэтому самое правильное – заранее позаботиться о налаживании эмоционального фона, тогда и логическая часть будет передаваться «на Ура!», аудитория будет готова сотрудничать с Вами далее.
Рассмотрим некоторые эффективные приемы налаживания эмоционального фона.

1. Сохраняйте контакт глаз. Считается, что лучше всего задерживаться взглядом с каждым из слушателей на 6 секунд, затем переводить его на следующего. Потренируйтесь заранее, почувствуйте этот интервал.
2. Интонации голоса. Отлично снимают раздражение и напряжение  аудитории интонации идущие сверху вниз. Если нужно пробудить людей ото сна – наоборот поднимайте интонацию снизу вверх. Мягкий, низкий бархатный голос – успокоит, эмоционально разгрузит. Высокий и звонкий, сильный (не детский) – привлечет внимание, взбодрит.
3. Комплименты. Очень полезная штука. Но только в том случае, когда не напоминает лесть. В чем различие. Льстец говорит общими фразами, не затрудняя себя поиском реальных достоинств. Поэтому говорить комплименты нужно всегда очень конкретно и честно. Пример: Не «Ты прекрасно выглядишь», или еще хуже «Ты сегодня прекрасно выглядишь» - а вчера, что плохо выглядела? Лучше – «Это платье очень идет к  твоим глазам», или « сегодня у тебя волосы струятся как водопад». Высший класс комплимента: когда Вы замечаете, что лучше у собеседника, чем у Вас и открыто ему это говорите. Не бойтесь, Ваш авторитет нисколько не пострадает, напротив, харизма многократно усилится. Попробуйте…
4. Благодарность. Святые старцы говорили, что у благодарного человека всегда всего будет в достатке. Будьте благодарны Вашей аудитории, за ее внимание и участие, проговаривайте свою радость от встречи с ней, благодарите за вопросы и Вы будете вознаграждены сторицей.
5. Использование объединяющих местоимений. Если Вы стремитесь к сотрудничеству с аудиторией, пользуйтесь объединяющими местоимениями. «Мы с Вами», «Мы», «Наше», «Вместе будем», «Мы можем вместе» и т.д. Избегайте форм: «я и Вы», «Ваше», «Мое», «для Вас».

Итак, Вы тщательно приготовились, заранее приехали на место выступления, освоились в зале, наладили аппаратуру и выходите выступать. Все может пройти как по маслу, а могут случиться -  Возможные сложности:

1. Нервное состояние перед выступлением. Должна сказать, что такое состояние появляется у любого оратора, и хорошего, и плохого. Другое дело, что одному оно помогает выступать, дает необходимый кураж и внутреннюю свободу, а кого-то может полностью застопорить. Для начала разберемся, почему такое состояние возникает.

Причина кроется в древних областях мозга, и проявляется на уровне инстинктов. В природе ситуация, когда  одна особь располагается против других всегда означает возможную смерть для этой особи. Она либо очень слаба, либо стадо изгоняет ее, скорее всего ее скоро съедят хищники. Есть еще вариант – соперничество за лидерство в стае – битва не на живот, но на смерть. В любом случае, в этой ситуации срабатывают гормоны стресса – либо адреналин,  либо ацетилхолин. 
Если это адреналин – возникает реакция «Бей-Беги». Вас трясет, Вы потеете, давление повышается, дыхание учащается, мозги отключаются, голос хрипнет – Вы готовы к схватке,  но не к выступлению. Как справиться с ней – Вам помогут глубокое замедленное дыхание, свободные амплитудные движения, потягушечки, статическое напряжение мышц, чередующееся с полным расслаблением. Так Вы потратите часть адреналина заранее, до выхода на сцену.
Если это ацетилхолин, возникает реакция по типу «Ложная смерть». А что, иногда очень помогает – прикинулся мертвым, и не съели, прошли мимо. Но выступать в таком состоянии невозможно. Ноги не идут, иногда невозможно даже подняться со стула. Голова кружится, все как в тумане, сложно сосредоточиться, внимание рассеяно. Здесь Вам помогут тонизирующие средства,  запах бодрящих эфирных масел, холодная вода, лед к вискам, активные движения, пение бравурных песен.
В любом случае, повторяйте себе, что это все не смертельно, что бы ни произошло на выступлении – смерть Вам не угрожает.

1. «Не могу найти слова». Такое тоже бывает. Если Вас это сильно беспокоит – помогут сочинения и эссе. Ведите дневники. Перед выступлением подробно пропишите несколько вариантов своей речи. Меняйте стиль, словарь, наполнение. Чем больше вариантов Вы придумаете, тем проще Вам будет на месте выбрать лучший. Также не пренебрегайте тренировкой. Произнесите перед зеркалом, а затем и перед знакомыми-домашними все варианты по очереди или выборочно.

Только никогда не читайте по бумажке. Это убьет Ваше выступление.

1. Тайминг. Очень часто, даже профессионалы ошибаются со временем.  Это очень опасно. Невозможно оставить слушателей заинтересованными, если у них отнимают время законного перерыва. Будьте внимательны к аудитории. Планируйте выступление всегда на 20-30% времени меньше, чем Вам предоставляют. Выступления больше 20 минут часто становятся неэффективными.
2. Сложные вопросы. Самые сложные для нас вопросы – те, которые застают нас врасплох.  Действуйте в два этапа. Первый – продумайте и проработайте все возможные вопросы, какие приходят Вам на ум. Второй – попросите самого въедливого коллегу выслушать Ваше выступление и задать самые въедливые вопросы. Проверьте себя.
3. Сложные участники. Самый частый и самый неприятный для большинства тип сложного участника – демонстративный. Он задает вопросы не для того, чтобы получить ответ, а чтобы показать себя. Отнимает время и вызывает негативные эмоции у аудитории. Но если Вы попросите его замолчать,  он настроит против Вас аудиторию. Рецепт прост. Заручитесь поддержкой слушателей заранее. Задают глупый вопрос, спрашивайте, – «Всем интересен ответ, нет? Тогда я Вам отвечу после выступления». Очень много говорит сам, мягко перебейте, «Давайте дадим другим участникам задать свои вопросы высказать свои мнения…»

Меня часто спрашивают, как еще можно привлечь внимание аудитории. Самый беспроигрышный вариант - «be sexy or funny» - говори смешно или о сексе. Применяйте эти, действительно действенные инструменты, только если Вы уверены в себе и в своей аудитории. 
Вот мы создали и провели Вашу первую презентацию. Надеюсь, что Вам понравился этот первый опыт. Если Вы заметили, что можете сделать в следующий раз лучше – отлично! Работайте над ошибками. С каждым разом у Вас будет получаться все лучше и лучше.
Каждый хороший оратор начинал, как плохой оратор. Ралф Эмерсон.